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如何做好学院办公室工作
来源:     点击次数:     发布时间:2016-01-24

《如何做好学院办公室工作》

一、 学院办公室的定位与特点

学院办公室工作,是学院管理体系中的重要组成部分,是辅助院领导处理党政工作和办理教学、科研、学科建设等各项事务,为院领导服务、为各单位服务、为师生服务的一项不可缺少的重要工作。

学院办公室是学院的中枢,处于教学、科研、行政管理的第一线,直接与师生打交道,事务性工作极为复杂。上面条条线,下面一根针,学校里一二十个职能部门与学院办公室都要发生工作关系。学院办公室运转的情况如何,不仅对本学院的工作产生直接的影响,而且对全校性工作也关系重大。

与过去相比,学院办公室出现两大变化:从单一到综合;从封闭到开放;从“一服务”到“三服务”

定位:参谋部与事务部——参与政务,管理事务(参谋、管家)

      桥梁与中枢——上传下达,协调左右

      门面与窗口——联络四方,迎来送往(领导的形象、学院的形象)

主要特点:1、综合性强,头绪特别多:多功能办事、多向性联系、多层次服务;上下左右,里里外外都要管,都要处理

          2、工作政策性强:处理每件事情,必须有政策依据,不能粗心大意,说话办事、回答问题、报送信息、处理文书,决不能各行其是。

          3、要求高,时间性强:讲求工作效率,来不得半点拖拉。

          4、联系广,协调任务重:通过牵头协调,使全院从不协同到协同,变无序为有序。

          5、日常管理与被动突击并重:突击性的工作一般发生在举行重大庆祝活动、召开大型会议、接待上级领导和人数较多的团体来访、专题调研、资料准备、处理突发事件等的时候。集中精力,打破常规,处事不惊。

          6、广收信息与机要保密并重:

 

 

二、学院办公室的职责权限问题

学院办公室及其人员的基本职责是辅助决策、处理事务、协调关系,并据此赋予一定的权限处理职责范围内的一切事务,其核心是为学院领导工作服务,为教学、科研、学科建设服务,为全院师生员工服务。这就是职责权限问题。

根据本人的理解,学院办公室的主要职责可以概括如下18个方面:   
  1、深入实际,调查研究,掌握本院教学、科研、教师学生思想动态和党政管理方面的热点、焦点问题和详细情况,为院领导决策提供咨询,当好参谋助手。   
  2、及时向学院领导传送学校和有关部门的各类公文、函件和通知。受领导委托起草有关计划、总结、信函、规章制度等,编制每月工作重点及每周活动安排等。   
  3、根据院领导意见,组织安排院领导班子工作会议,主办学院大型活动和大型会议。负责党政专题会议的安排和通知工作。做好院部会议的记录、存档等工作。
  4、协调本院各科室、各支部的工作,督促、检查、落实学校及学院布置的有关工作决议和决定。   
  5、负责协调、处理本院的突发事件、信访工作,配合分管领导负责本院的综合治理以及防火、防盗、卫生、安全督查工作。   
  6、负责审核以学院名义签发的各种请示、报告、信函等文件材料。   
  7、安排接待上级和兄弟单位来校、来院参观访问、合作交流的团组织和个人。   
  8、收集本单位有关动态信息,及时向学校主管业务部门反映情况。负责向校、院网络提供全院的工作动态和信息。 
  9、负责记载学院工作日记,做好学院大事的记载工作,做好有关统计和报表工作。

10、负责做好组织、统战、宣传、纪检等各项具体工作。

11、负责学院教职工的人事管理、劳动工资、职称评聘、人才引进等工作。

12、负责全院本科生、研究生的日常教学管理工作。

13、负责全院科研项目的申报及管理工作,协助学科点做好相关工作。

14、负责日常办公用品的购买、管理及报销事宜。

15、做好印章的管理和使用工作。

16、做好院图书资料室的管理与建设工作,做好文件资料的立卷归档工作。

17、做好办公室自身建设,不断提高办公室人员的工作能力、政策水平和个人素质。

  18、完成院领导交办的其它工作

 

三、学院办公室的规范体系

      办公室工作规范,从体系上说,应由两个层次的规范构成,一是外部规范,即源自各级机关和部门制定的秘书工作准则与规定,这是高层此的秘书工作规范;二是内部规范,即学院内部依照上级机关和学校的有关规定而制定的,用以约束办公室工作及人员的规范。这是秘书工作的规范在学院办公室工作中的具体体现。

(一) 管理规则

规定院办公室各类人员秘书事务的处理方式、要求及标准,这就是办公室工作的管理规则。

办公室工作管理规则的范围比较宽 , 可以包括文件管理、档案管理、会议管理、办公设备、用品管理、办公环境管理以及信访、用印、保密等工作制度。择要介绍如下:

1、印章管理制度 

具体规定学院印章、各类专用章、书记院长手章及各部门、单位印章的管理制度 , 包括刻制、使用、保管和缴销。印章刻制应规定各单位须持书面请示并附新机构成立文件 , 经批准统 一绘制图样、出具证明并到有关单位办理刻制手续。印章使用应规定具体程序及手续 , 包括使用正式章应有院长或院长授权有关负责人签字 , 有些重要文件如合同、协议及关系到财、物等重大事项用印必须有学校法人代表或校长签字才能使用。必须规定学院印章一般不单独对外使用 , 应规定学院印章必须由专人保管 , 并规定新启用印章应留印模和机构更名、撤销应销毁印章的制度。

2、保密工作制度

具体规定高校秘书工作中的保密细则 , 包括确定保密范围、保密重点单位、保密机构职责、保密工作奖惩等。着重规定秘密文件 , 重要会议内容及记录 , 文书、人事、保卫、学生档案 , 党政各部门印章、信证及重要来信来访内容的保密规则 , 并具体规定保密技术和方法 , 确定学校密级等制度。

(二) 工作程序

规定处理秘书事务过程中必须遵循的一系列连贯性的工作步骤对处理先后次序、必须经过的几道手续都加以明确 , 可以使学院办公室工作迈上规范化、秩序化的轨道,提高办公室工作的准确度和科学性。办公室工作中许多是程序化比较强的,可以通过制定程序规范来加以管理。比如 :

1、会议安排程序

规定由办公室协助组织安排会议的具体程序 , 其流程包括会名、会期、会址的确定 ; 会场的布置 , 附属设施的管理 ; 参会人员的确定、通知 ; 会议文件、材料的准备 ; 会议议程的协调控制 ; 会议记录及会议纪要的整理制发 ; 会议议决事项的传达、催 办、督办。对每一个程序的具体要求、时限都作出规定。

2、收文处理程序

可以对校内、校外来文分别制定程序规范。来文处理程序可以包括 : 分类登记 , 加盖收文章 , 分类编号登记 ; 填单分办 , 填写“文书处理单”分出阅件和办件 , 阅件拟出阅文范围 , 办件拟明承办单位 ; 承办单位按要求办理公文 , 并注明办文结果 ; 催办 ,规定秘书部门催办要求。院内基层呈院领导阅批的文件 , 其处理程序可以包括 : 各单位送呈院领导的请示、报告 , 由单位负责人签字加盖公章 , 送院办公室登记、提出拟办意见,转呈领导阅批。处理完毕文件立卷归档。

3、发文工作程序

主要是规定学院发文的具体程序 , 其程序可以包括:确定发文名义确定拟稿方式 , 由办公室拟稿、院领导拟稿和部门代拟稿 ; 文稿审核 , 并规定核稿责任者及审核内容;会签;领导签发;编号登记;印制;加盖公章;发  ; 如属向上请示还须在一定时间内进行询办。发文稿及文件副本存档。

4、接待工作程序

主要是规定学院接待工作程序 , 其程序可以包括 : 来函来电登记 ; 报告办公室负责人 , 制订接待计划 ; 落实接待人员 , 安排食宿 , 预订返程机票车票 ; 安排有关领导出面接见 ; 安排接访项目、会谈、参观事宜 ; 客人离校的送行安排等。

四、学院办公室工作的要求

(一)办公室人员工作守则

一、学习理论。认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想,注重理论联系实际,不断提高思想政治素养。
  二、熟悉业务。全面熟悉学校、学院工作情况,熟练掌握办公室工作的基本技能和工作程序。钻研业务,精益求精,不断探索工作规律,努力开拓创新。
  三、敬业爱岗。勤奋工作,踏实做事,忠于职守,乐于奉献。贴近师生,全心全意为师生员工服务。
  四、提高效率。工作严谨,办事干练,严格程序,讲求方法。加强督查,注重实效,提高工作效率。
  五、实事求是。加强调查研究,上情下达,下情上传,真实反映实际情况,当好参谋助手。
  六、优质服务。文明用语,着装整洁,仪表大方。待人和蔼,耐心细致,有礼有节。
  七、坚持原则。遵纪守法,秉公办事,不徇私情,识大体、顾大局,做到有令必行,有禁必止。
  八、协调配合。明确岗位职责,不推诿、不扯皮、不敷衍,切实负起责任。工作分工不分家,相互支持,主动补位,维护办公室团结高效的形象。
  九、严守机密。严格遵守党和国家保密规定和工作纪律,增强保密观念,严防泄密。
  十、清正廉洁。艰苦奋斗,廉洁自律,抵制奢侈浪费,不谋私利,不讲排场,不搞特殊化,树立公道正派的良好形象。

本人概括:

1、忠于职守——不失职、不越权、不越位、不缺位;可靠,放心,满意

2、团结协作——不分彼此,不分你我,分中有合,合中有分;顾全大局,主动补位,工作为上

3、高效务实——细致、准确、及时、落实

4、守纪守密——摆正位置不涉密,恪尽职守不泄密,胸怀全局不传密

(二)办公室工作人员行为规范

接电话规范用语——

    1、接电话均先说:您好

    2、第二人称用

    3、称呼姓名时,名字后要加同志、“老师”、“同学”

    4、询问时,可用:您贵姓您怎么称呼你是×××单位吗?(打电话时使用);您是哪里?(接电话时使用);请问您的电话号码是?能告诉我您的职务吗?

    5、答复时,可用我是++办公室×××”我们的电话是、我们地址您的问题,根据××规定,……(答复内容)。

    6、需要对方阐述问题时,可用:请讲请继续讲请讲得稍慢一点,我做一下记录对不起,请您再重复一遍。

    7、遇特殊情况,需暂时中止通话时,可用:   “对不起,我先接另一个电话(或先处理另一件紧急事情),请您稍等(或我过一会儿再给您打电话)。

    待继续通话时,可用:  “对不起,让您久等了。

    8、领导布置工作(或交待任务)后,可用:

    “好,我马上就办听清楚了,我马上报告。

    9、通话结束时,可用:

  “谢谢您麻烦您再见

接待行为规范——

    1、无特殊情况,值班电话铃响三声内接起电话。

    2、接待客人时,要做到起立,让座,倒茶。

    3、接待结束后,对外省市党校、行政学院的领导要送至机关门口。

    4、对到办公室查询有关事项的同志、师生要热情答复,对查问房间号的同志要指明方位。

    5、对向有关领导和单位反映情况的电话,要准确记录,并及时传达。

    6、无论在接听电话还是面洽公务,都要用征求意见的口气、协商的口气,尊重对方、高效办事。

办公室人员六不讲——

    1、不讲我不知道

    2、不讲我找不到

    3、不讲我办不了

    规范语例:您讲的这件事情(或这项工作),由于××原因,还不能办理(或暂时不能办理),请您谅解。

    4、不讲我们不安排

    5、不讲不归我管

    规范语例:您讲的这个问题应由××负责办理,请您与××联系。(或帮助联系、协调)

    6、不讲已经向您报告过了

    规范语例:再把事情详细报告一遍。

办公室人员十办原则——
当天的事情要当天办;
能办的事情要马上办;
困难的事情要想法办;
重要的事情要着急办;
紧急的事情要抓紧办;
复杂的事情要疏理好办;
琐碎的事情要抽空办;
所有的事情要认真办;
不能办的事情不要强办;
不让办的事情不要非办。

                           

 
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